[자동화] Zapier 활용해서 Gmail 이랑 노션 자동화하기!

Updated

Zapier가 업데이트되고 Notion API도 조금 더 고도화되면서...

더 쉬운 방법이 생겼습니다!

 

2023.03.10 - [학습일지/툴 사용일지] - [자동화] Zapier 활용해서 Gmail 이랑 노션 자동화하기! - Updated

[자동화] Zapier 활용해서 Gmail 이랑 노션 자동화하기! - Updated

 

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이게 왜 레슨런 분류냐면...

자동화 툴에 대해 아무것도 몰라서 혼자 엄청 헤매다가 겨우 해냈기 때문....

 

사실 본인은 Zapier가 자동화 툴이라는 거만 알고 아~무것도 모르는 사람인데...

나중에 오픈할 사이드 프로젝트에서 들어올 CS를 체계적으로 관리하고 싶어서

이번에 Zapier를 처음 시도해보았다.

 

Zapier에 대해 먼저 간단히 설명하자면,

각종 생산성 툴을 개발 없이 쉽게! 자동화할 수 있도록 도와주는 생산성 툴이다.

(생산성 극대화를 위한 도구!!)

Zapier 로고

https://zapier.com/app/dashboard

Dashboard

 

이전부터 사용해보고 싶다고는 생각했는데

1. 사용법을 모름

2. 쓸 곳이 없음

두 가지 이유로 사용하지 않았다.

 

그런데 갑자기 이번에 사용하게 된 이유는?

현재 사이드 프로젝트로 웹사이트 배포를 앞두고 있는데 추후에 메일로 들어올 CS 관리를 체계적으로 하고 싶었다.

 

이게 왜 필요하냐면!

추가적인 리소스 없이 CS 관리가 필요하기 때문!

 

메일로 들어온 CS들은 버그 수정 또는 백로그 추가 등의 이유로, 분류가 필요하다.

담당자를 정하기도 해야하고, 버그도 수정해야 하고, 메일에 대해 다양한 태그가 붙게 된다.

 

그래서, 추가로 노션에(현재 프로젝트 관리툴로 사용 중) CS를 관리하려고 보면...

CS를 관리하는 리소스가 소모되게 된다..... 메일 내용 붙이기, 사용자 이메일, 사용자 닉네임 등 귀찮아지는...

 

아무래도 멤버들이 다들 직장인이셔서 조금이라도 일을 줄이는 게 중요해서...

리소스를 최대한 줄이면서, CS 관리까지 할 수 있게 자동화를 시도해보았다.

 

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결론부터 말하자면... 몇 번의 시도 끝에 겨우!! 해냈다!!!!

블로그에 검색했을 때, Notion 연결이 아직 beta로 제공되다보니

Gmail에 새로운 메일이 왔을 때, Notion에 저장되는 내용 관련 글은 찾기 어려웠다... (아니면 내가 못 찾았거나...)

 

하지만 나는... 그게 필요한데...? 없다고...?

그렇다면 내가 한 번 만들어볼게... 하고 시작했다.

정말ㅋㅋㅋㅋㅋ 아무것도 모르면서 막무가내로 시작하니 툴을 익히는 데에는 시간이 조금 걸렸다.

그래도 해냈다는 점... 후후

 

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이걸 보고 누군가는 분명히 그냥 바로 Gmail -> Notion을 시도할 것이다.

만약 두 계정이 다르다면... 시도하셔도... 안 된다는 점.... 미리 말씀드립니다....

(두 계정이 같으면 될 수도 있을 거 같아요...)

 

그 이유는 정확하지 않지만!

Gmail에서 허용하는, 승인된 앱만 Gmail에 대해 연결이 가능한데

Notion은 아직 베타로 서비스를 제공하는 데다가, 이메일 계정 자체가 달라버리니 연동이 안된다.

 

그래서...!!!!

중간에 구글시트를 추가하게 되었다.

1. Gmail에 새로운 메일이 왔을 때, 구글시트로 필요한 내용이 넘어가게끔 먼저 설정했고,

2. 구글시트에 저장된 내용들을 Notion에 다시 재저장하는 형태로 만들었다.

 

실제로 만든 Zap 구성

 

사실 Zapier를 쓸 때, Trigger랑 Action 초반 부분은 조금 읽어만 봐도 대충 뭐하라는 건지 감이 온다.

진짜 문제는 Aciton 후반이다...

바로 이 부분....

 

Trigger가 발생할 때마다 구글시트의 행을 계속 추가하는 형태로 설정했다면

우리는 가장 먼저 "구글시트에 헤더를 만들어줘야 한다"

이 과정이 필요한 이유는 어떤 정보를 어떤 열에다가 넣을지 물어보기 위함이다.

내가 구성한 구글시트의 헤더는 위의 사진과 같다.

위의 사진과 아래 사진을 비교해보면, 헤더명과 입력창에 대한 설명으로 보이는 필드명이 동일한 것을 확인할 수 있다.

그니까 원래는 왼쪽 사진처럼 되어 있다.

하지만, 우리가 원하는 정보를 저렇게 만들어주면 오른쪽 사진처럼 필드명이 나타나게 되고

해당 필드별로 우리가 넣을 정보를 넣으면 자동으로 이메일 정보가 넘어간다.

왼 : 헤더가 없는 구글시트 연결 / 오 : 헤더가 생성된 구글시트 연결

 

여기까지 어찌저찌했다면, 다음 노션도 금방이다.

사실 금방은 아니고.... 노션은 API를 만들어야 하는 귀찮은 게 있긴 하다...

API를 만드는 건 정말 간단하고 이용하는 것도 쉬운데 만들기 위해서는 내가 이 워크 스페이스의 관리자여야 한다는 점!

 

일단 노션 API는 노션이랑 다른 툴이랑 합치기 위해서 꼭 필요하니 이해하시길...

여기서 Develop your own Integrations를 누르면 api 이름을 정해줄 수 있다.

노션 API 만들기. Integration 생성하기

 

시키는 대로 잘 따라서 만들면 (옵션 변경 가능) 갑자기 비밀번호 창 같은 게 생긴다.

이 때, 저 토큰 번호를 Show 누르고 Copy한다.

그 다음 Zapier랑 Notion 연결할 때 해당 토큰을 붙여넣기 Paste 한다.

 

여기까지 했다면, 이제는 노션으로 다시 돌아간다.

아까 구글시트에 헤더를 만들었던 것처럼 노션의 Database도 손을 봐야 한다(?).

원하는 대로 잘 설정하고 Zapier를 설정한다.

 

여기서 주의할 점은!!!!!

노션에서 만약 Select, multiselect 같은 걸 넣어둔 경우, 해당 태그들을 미리 만들어둬야 한다.

예를 들어, 구분에 나는 미분류/기타/버그제보/계정삭제 등을 추가했다.

그리고 빈칸으로 둬도 된다는 점 ㅎㅎㅎㅎ

 

여기까지 잘 따라왔다면 이런 결과물을 얻을 것이다.

메일 -> 노션 연결의 결과물은 이런 형태로 나올 것이다.

노션 결과물

 

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사실 여기까지 다 완성해서 행복한 채로, 챌린지 트래킹은 이걸로 못할까 해서

슬랙이랑 구글시트든, 슬랙이랑 노션이든 연결해보려고 시도를 하고 있는데 두가지 문제가 생겼다.

 

첫번째는 기본 플랜으로는 안 된다.... 더 심각한 문제는 이것도 느낌이 무료 플랜으로는 어려운 자동화 같다...

현재 Start Trial을 쓰고 있었나 싶어서 앞으로의 사이드 프로젝트가 심히 걱정된다...

한 번 체크해봐야 할 듯 하다....

 

두번째는 내 머리가 안 된다..... 알고리즘을 짜야 할 것 같다....

알고리즘이라니... 단어부터 끔찍하지만, 뭔가 되는 걸 보면 재밌을 것 같기도 하다.

 

일단 주차별 채널이 아닌 도서별로 채널을 사용하는 북클럽에서는 사용할 수 있을 만한 간단 + 엑셀 함수 사용 버전은 곧 완성할 수 있을지도...??!?